Der Einstieg
E-Mail-Automation
Jede Mail wird gelesen, kategorisiert und vorgefiltert. Anfragen landen im CRM, Rechnungen in der Buchhaltung, Werbung fliegt raus, bevor jemand das Postfach öffnet.
Gleicher Ablauf. Jedes Mal. Ohne Zuruf.
- n8n
- Claude
- ChatGPT
- Gemini
- Gmail
- Google Kalender
Der Kreislauf
Was bei dir ankommt, landet am richtigen Platz
01 Signale
Was jeden Tag hereinkommt
- Anfragen und LeadsAnrufe, Nachrichten, Formulare, Anzeigen
- Anruf
- Meta
Anfragen und LeadsKommen per Anruf, WhatsApp, Formular oder Anzeige. Werden erfasst, eingeordnet und landen als Lead im CRM.
- Shop und BuchhaltungBestellungen, Rechnungen, Dokumente
- Shopify
- WooCommerce
- DATEV
- Sage
- Google Drive
- Dropbox
Shop und BuchhaltungBestellungen und Rechnungen werden gelesen, dem richtigen Kunden zugeordnet und dort abgelegt, wo sie hingehören.
- CRM und KundendatenKontakte, Angebote, Historie
- HubSpot
- Google Sheets
- Stripe
- MailChimp
CRM und KundendatenNeue Kontakte werden angelegt, Doppeltes zusammengeführt, und jede Änderung steht in allen Programmen.
- Projekte und AufgabenBoards, Fristen, Zuständigkeiten
- Asana
- Trello
- Notion
- Jira
- ClickUp
- Linear
Projekte und AufgabenAus einer Zusage wird eine Aufgabe mit Frist und Zuständigkeit, ohne dass jemand sie abtippt.
02 Der Ablauf
Was mit jedem Signal passiert
- 01
Einordnen
Jedes Signal bekommt einen Typ, eine Zuständigkeit und eine Dringlichkeit. Eine Anfrage ist etwas anderes als eine Rechnung.
- 02
Prüfen und anreichern
Fehlendes wird nachgeschlagen, Doppeltes zusammengeführt, Unklares zur Entscheidung vorgelegt statt geraten.
- 03
Auslösen und zurückschreiben
Der nächste Schritt wird angestoßen und das Ergebnis landet dort, wo dein Team ohnehin arbeitet.
Was eine Abwägung braucht, geht an einen Menschen
03 Zurück in den Betrieb
Was am Ende ankommt
- Qualifizierte Leadsvorsortiert im CRM, nicht im PostfachQualifizierte Leads
Jede Anfrage kommt mit Thema, Dringlichkeit und Ansprechpartner an. Dein Vertrieb ruft zurück, statt zu sortieren.
- Strukturierte Datengleiche Felder, gleiche SchreibweiseStrukturierte Daten
Ein Kunde, eine Schreibweise, in jedem Programm. Damit stimmen auch die Auswertungen.
- Erledigte Aufgabenangelegt, zugewiesen, nachgehaltenErledigte Aufgaben
Aufgaben werden angelegt, verteilt und nachgehalten. Was liegen bleibt, meldet sich von selbst.
- Weniger Handarbeitdie Woche wird leiser, nicht vollerWeniger Handarbeit
Die Handgriffe zwischen den Programmen fallen weg. Die Zeit geht wieder an Kunden und Projekte.
Wo es hakt, schärfen wir die Regeln nach
01 Signale
WhatsApp, 21:47: „Macht ihr auch Badsanierung?“
02 Der Ablauf
- EinordnenAnfrage · Vertrieb · diese Woche
- Prüfen und anreichernKunde neu · Ort und Telefon ergänzt
- Auslösen und zurückschreibenLead im CRM · Rückruf eingeplant
Was eine Abwägung braucht, geht an einen Menschen.
03 Zurück in den Betrieb
- Qualifizierte Leadsvorsortiert im CRM, nicht im Postfach
- Strukturierte Datengleiche Felder, gleiche Schreibweise
- Erledigte Aufgabenangelegt, zugewiesen, nachgehalten
- Weniger Handarbeitdie Woche wird leiser, nicht voller
Wo es hakt, schärfen wir die Regeln nach
Was sich automatisieren lässt
Alles, was zweimal gleich läuft,lässt sich automatisieren.
Oben siehst du, wie Anfragen, Mails und Bestellungen ihren Platz finden. Das ist der Anfang. Genauso laufen Daten, die zwischen deinen Programmen abgeglichen werden, Auswertungen, die fertig daliegen, und Freigaben, bei denen jeder weiß, wann er dran ist.
- EingängeAnfragen, Mails und Bestellungen werden erfasst, eingeordnet und weitergeleitet.
- DatenKunden, Aufträge und Rechnungen stehen in jedem Programm gleich, ohne Abtippen.
- AuswertungenBerichte und Übersichten bauen sich selbst, bevor jemand danach fragt.
- FreigabenStufen, Fristen und Eskalation: jeder sieht, was bei ihm liegt.
Aus unseren Projekten
Mittelstand · 36 Filialen
Bewertungsmanagement
Bewertungen von mehreren Plattformen laufen aus allen Filialen automatisch in ein Dashboard: mit Antwortvorschlägen, Freigaben und Eskalationsstufen für die kritischen Fälle.
20 StundenHandarbeit weniger, jede Woche
Gastronomie · großer Betrieb
Schichtplanung
Die Schichten verteilen sich automatisch, die Freiwünsche des Teams sind dabei schon berücksichtigt. Meldet sich jemand krank, gehen die Nachrichten an die Mitarbeiter von selbst raus, statt dass jemand herumtelefoniert.
Werbung auf drei Kanälen
Reporting-Automatisierung
Jeden Tag holt der Ablauf die Daten aller laufenden Kampagnen aus Google, Meta und LinkedIn in ein gemeinsames Dashboard. Ein Sprachmodell lässt sich direkt anschließen, dann schreiben sich die Berichte von selbst.
Die Oberflächen sind vereinfacht dargestellt.
Warum Unternehmen mit uns arbeiten
Ein schlechter Prozess bleibt auch mit KI ein schlechter.
Wir automatisieren unsere eigenen Abläufe und wissen, wie Systeme miteinander sprechen. Deshalb kleben wir kein Pflaster auf einen Prozess, der schon hakt. Wir sehen uns erst die Struktur an, damit der Ablauf auch in einem Jahr noch läuft.
Erst skizzieren, dann anbieten
Bevor es ein Angebot gibt, zeichnen wir deinen Ablauf gemeinsam auf. Dann weißt du, was du bekommst, und wir wissen, wo es heute hakt.
Struktur statt Pflaster
Wir verbinden die Systeme, die du schon hast, so, dass sie sauber miteinander reden. Der Ablauf führt aus, ein Mensch gibt frei, wo es zählt, und bleibt etwas stehen, bekommst du eine Meldung.
Und wenn ihr selbst bauen wollt
Wir bringen deinem Team bei, solche Abläufe selbst zu bauen und zu pflegen, an euren eigenen Prozessen. Zur KI-Schulung
FürBauträger, Premium-Handwerk und Dienstleister, bei denen Qualität den Unterschied macht.
So arbeiten wir
Vom Handgriff zum ABLAUF.
Ablauf aufzeichnen
Wir zeichnen mit dir auf, wie die Arbeit heute läuft: was sie auslöst, welche Programme sie berührt, wo jemand freigibt.
Durchrechnen
Was kostet der Handgriff heute an Zeit, wie oft fällt er an, was kostet der Ablauf? Was sich nicht rechnet, bauen wir nicht.
Bauen & mitlaufen lassen
Wir bauen den Ablauf in die Systeme, die du schon hast, und lassen ihn an echten Fällen mitlaufen.
Freigabe & Betrieb
Erst wenn der Testlauf sitzt, läuft er allein. Du siehst jederzeit, dass er läuft, und bekommst eine Meldung, wenn nicht.
Und danachÄndert sich etwas in deinem Betrieb, ziehen wir den Ablauf nach. Und der nächste ist schneller gebaut, weil die Verbindungen schon stehen.
Bevor du fragst
Was uns zur Automatisierung gefragt wird
Bei Abläufen, die von selbst laufen, ist die erste Frage immer dieselbe: Was passiert, wenn etwas schiefgeht? Genau damit fangen wir an.
Und wenn das System einen Fehler macht?
Die Frage, die vor allen anderen kommt, und zu Recht.
Unsere Antwort
Deshalb entscheidet nichts über einen Kunden, ohne dass ein Mensch es sieht. Automatisiert wird das Zusammentragen, Vorbereiten und Weiterleiten. Was verbindlich nach draußen geht, bekommt eine Freigabe, und jeder Schritt bleibt nachlesbar, auch der, der schiefging.
Wir arbeiten mit Programmen, die keiner kennt.
Fast jeder Betrieb hat mindestens eins davon.
Unsere Antwort
Das ist eher die Regel als die Ausnahme, und meistens lösbar. Hat das Programm eine Schnittstelle, docken wir dort an. Hat es keine, gibt es fast immer einen anderen Weg, oft über die Dateien oder Berichte, die es ohnehin erzeugt. Ob es geht, sagen wir dir, bevor du etwas beauftragst. Und egal, was wir anbinden: Wir arbeiten nach DSGVO, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und wo immer möglich auf Servern in Deutschland.
Müssen wir dann alles umstellen?
Die Sorge dahinter: ein halbes Jahr Chaos im Betrieb.
Unsere Antwort
Nein. Wir verbinden, was du schon hast, statt es zu ersetzen. Dein Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt. Was sich ändert, ist die Handarbeit dazwischen, und die merkt man daran, dass sie fehlt.
Was ist, wenn sich bei uns etwas ändert?
Ein Ablauf, der nur einmal passt, ist keiner.
Unsere Antwort
Abläufe werden so gebaut, dass sich einzelne Schritte ändern lassen, ohne dass alles neu entsteht. Ändert sich bei dir etwas, ziehen wir sie nach. Oder dein Team lernt in einer Schulung, das selbst zu machen.
Woher weiß ich, ob sich das rechnet?
Die einzige Frage, die vor dem Bauen beantwortet gehört.
Unsere Antwort
Das rechnen wir vor dem Bauen mit dir durch, mit deinen Zahlen: wie oft der Handgriff anfällt, wie lange er dauert, wer ihn macht. Dazu kommen die laufenden Kosten für Server und Dienste, die legen wir offen. Was sich nicht rechnet, bauen wir nicht, und das kommt öfter vor, als du denkst.
Was sich bei dir automatisieren lässt
Das hängt davon ab, wie die Arbeit heute bei dir läuft und wer sie macht. Lass uns das zusammen ansehen, dann zeigen wir dir, wie viel Zeit bei dir drinsteckt.
Du willst selbst lernen, wie man Abläufe baut und Prozesse automatisiert? Wir bringen es dir bei. Weiter zur KI-Schulung